檔案依其管理機關別，得區分為機關檔案與國家檔案，前者係指由各機關自行管理之檔案，後者則指具有永久保存價值而移歸檔案中央主管機關－國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱本局)管理之檔案。
所謂檔案開放應用，就其字面意義言，係指政府機關將管有之檔案開放給一般民眾閱覽、抄錄或複製等利用之過程；而就其開放方式言，可分為主動開放與被動應人民請求提供二種方式。主動開放即政府機關不待人民申請，而依法令規定或本於職權主動公開檔案有關資訊，如公布檔案目錄、舉辦檔案展覽、編輯出版檔案資料等事項；被動應人民請求提供係指民眾向各檔案管理機關申請閱覽、抄錄或複製檔案，其使用目的係為個人或關係人資料之查詢、學術研究、業務需要或新聞報導等。依檔案法第17條之規定，民眾申請閱覽、抄錄或複製各機關檔案，應事先以書面提出申請，經核准後始得應用。
依檔案法施行細則第18條及相關規定，申請閱覽、抄錄或複製檔案者，應載明下列事項：
1.申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號；如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。外籍人士應併附居留證或護照等相關證明文件影本。
2.有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係，並檢具相關證明文件影本。
3.申請項目。
4.檔案名稱或內容要旨。
5.檔號。
6.申請目的。
7.有使用檔案原件之必要者，其理由。
8.申請日期。
為便利申請應用機關檔案，可利用機關檔案目錄查詢網進行查詢，填具機關檔案應用申請書向各管有機關提出申請；申請應用國家檔案，則請利用國家檔案資訊網查詢，填具國家檔案應用申請書後向本局提出申請。在您申請應用國家檔案前，請詳閱下列國家檔案查詢與申請程序說明：
◎國家檔案申請程序
•查詢檔案目錄
•提出應用申請
•准駁回復通知
•應用國家檔案
◎「先閱覽、抄錄後複製」創新服務措施
◎國家檔案應用申請相關書表下載